La note de frais désigne deux réalités distinctes en entreprise : d’un côté, le justificatif rédigé par un salarié pour se faire rembourser une dépense professionnelle avancée sur ses fonds propres ; de l’autre, le compte comptable dans lequel cette dépense est enregistrée (classe 625 du Plan comptable général). Cette page reprend la définition juridique, fiscale et comptable, en s’appuyant exclusivement sur les sources officielles : URSSAF, Service-Public.fr, BOFiP, Légifrance, Code du travail. Mise à jour le 19 avril 2026 par l’équipe éditoriale du comparateur, indépendante et sans lien capitalistique avec un éditeur de logiciel.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document, papier ou numérique, par lequel un salarié ou un dirigeant demande à son employeur le remboursement des dépenses professionnelles qu’il a engagées personnellement avec ses fonds propres. Cette définition est partagée par le Bulletin officiel URSSAF sur les frais professionnels et par la fiche pratique Service-Public.fr sur le remboursement des frais professionnels.
L’URSSAF retient trois conditions cumulatives pour qu’une note de frais soit reconnue comme un remboursement de frais professionnels (et non comme un complément de salaire) :
- Caractère professionnel établi : la dépense est engagée dans l’intérêt de l’employeur et liée à une mission identifiée
- Justificatif probant joint : facture, ticket original, ou copie numérique fidèle au sens de l’arrêté du 22 mars 2017 et de l’article A.102 B-2 du Livre des procédures fiscales
- Remboursement à l’identique du montant engagé (au réel) ou dans la limite d’un forfait URSSAF publié
À défaut, la somme remboursée est requalifiée en élément de rémunération soumis à cotisations sociales et à l’impôt sur le revenu, avec rappel de charges sur les trois dernières années en cas de contrôle.
La définition juridique de la note de frais
Le Code du travail ne contient pas de définition expresse de la note de frais. La notion se construit à partir de plusieurs articles et d’une jurisprudence constante de la Cour de cassation.
L’article L3221-3 du Code du travail, qui définit la rémunération dans le cadre du principe d’égalité salariale femmes-hommes, exclut expressément les remboursements de frais professionnels de la notion de rémunération. L’article L3251-1 interdit par ailleurs à l’employeur de compenser tout salaire dû avec des avances de frais : la note de frais doit être remboursée séparément, sans imputation sur la paie.
Sur le plan jurisprudentiel, l’arrêt de principe reste Cass. soc., 25 février 1998, n° 95-44.096 : la Cour de cassation y consacre l’obligation pour l’employeur de supporter la charge des frais engagés par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle, même en l’absence de clause contractuelle. Cette solution a été confirmée à de nombreuses reprises par la Chambre sociale au cours des décennies suivantes.
Sur le plan social, le Bulletin officiel URSSAF, pris en application de l’arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels, fixe la définition pratique des frais professionnels et distingue deux modes de remboursement : allocations forfaitaires dans la limite des plafonds publiés chaque année (frais de repas, grand déplacement) ou remboursement au réel sur justificatif. Cette distinction structure tout le régime social des notes de frais en France.
Définition comptable et fiscale
En matière comptable, la note de frais est enregistrée dans la classe 6 (charges) du Plan comptable général publié par l’Autorité des normes comptables. Le compte de référence est le 625 — Déplacements, missions et réceptions, lui-même subdivisé en sous-comptes normalisés :
- 6251 — Voyages et déplacements (train, avion, taxi, indemnités kilométriques)
- 6255 — Frais de déménagement
- 6256 — Missions (forfait global mission longue)
- 6257 — Réceptions (repas client, café, traiteur)
Certaines entreprises ouvrent en interne un sous-compte 6258 « Divers » non normalisé pour isoler pourboires et petites dépenses, mais cette subdivision n’est pas inscrite au PCG.
Sur le plan fiscal, deux régimes coexistent. Les frais professionnels au sens de l’URSSAF sont déductibles de l’assiette IS ou IR de l’entreprise et n’entrent pas dans le revenu imposable du salarié. Les avantages en nature (logement, véhicule, repas pris en charge sans contrepartie de mission) sont à l’inverse assujettis aux cotisations sociales selon le Bulletin officiel URSSAF — Avantages en nature et l’arrêté du 10 décembre 2002, et imposés à l’impôt sur le revenu selon le BOFiP-Impôts BOI-RSA-BASE.
La récupération de TVA dépend de la catégorie de frais : 100 % sur les repas d’affaires sous conditions de nominativité (BOFiP BOI-TVA-DED-30-30-10), 80 % sur le gazole pour les véhicules de tourisme et 100 % pour les véhicules utilitaires (BOFiP BOI-TVA-DED-30-30-30), 0 % sur l’hébergement du salarié ou du dirigeant en application de l’article 206 IV-2-2° de l’annexe II du CGI. Détail complet dans notre guide TVA notes de frais.
Différence entre note de frais, facture et achat
Les trois notions sont régulièrement confondues. Le tableau ci-dessous synthétise les distinctions clés selon les règles URSSAF, BOFiP et le Plan comptable général.
| Critère | Note de frais | Facture | Achat (bon de commande) |
|---|---|---|---|
| Émetteur | Salarié ou dirigeant | Fournisseur | Service achats de l’entreprise |
| Bénéficiaire | Salarié remboursé | Entreprise (TVA déductible) | Entreprise |
| TVA récupérable | Sous conditions (justificatif nominatif employeur dès 150 € HT, art. 242 nonies A annexe II CGI) | Oui (sur facture conforme aux art. 289 CGI et 242 nonies A annexe II CGI) | Oui |
| Justificatif requis | Ticket original ou copie numérique fidèle (arrêté du 22 mars 2017) | Facture mentionnant TVA + SIRET | Bon de commande + facture fournisseur |
| Mode de remboursement | Bulletin de paie ou virement séparé | Paiement fournisseur (compte 401) | Compte fournisseur (401) |
La différence opérationnelle se joue au moment du paiement. Un déjeuner client à 60 € réglé avec une carte société Spendesk est un achat : la dépense entre dans la comptabilité au moment du débit bancaire. Le même déjeuner réglé avec la carte personnelle du commercial devient une note de frais : la dépense n’est enregistrée qu’au moment de la validation et du remboursement. Une facture d’hébergement d’hôtel envoyée par e-mail à la comptabilité est traitée directement, sans passage par une note de frais, si le paiement a été effectué par l’entreprise.
Les définitions par type de note de frais
Le terme « note de frais » regroupe en réalité plusieurs catégories distinctes, chacune avec ses règles URSSAF et son barème.
Note de frais kilométrique
La note de frais kilométrique indemnise un salarié qui utilise son véhicule personnel pour un déplacement professionnel. Le calcul s’effectue selon le barème kilométrique publié chaque année par la DGFiP, qui intègre carburant, entretien, assurance et dépréciation. Le justificatif minimal : trajet précis, motif professionnel, date, kilométrage et puissance fiscale. Détail et calculateur sur notre page barème indemnité kilométrique 2026.
Note de frais repas
La note de frais repas couvre un repas pris hors domicile en mission. Trois plafonds URSSAF distincts s’appliquent selon le contexte : restaurant en déplacement, repas hors locaux sans restaurant, ou panier-repas sur le lieu de travail habituel. Les valeurs 2025 oscillent entre 7,40 € et 21,10 € par repas ; vérifier les valeurs 2026 sur urssaf.fr. Récapitulatif complet sur notre page barème indemnité repas 2026.
Note de frais hébergement
La note de frais hébergement rembourse une nuitée en mission. Le plafond URSSAF varie selon la zone : Paris et petite couronne, grandes agglomérations, autres villes. La facture nominative au salarié est obligatoire ; le mini-bar et le service en chambre ne sont pas pris en charge sauf justification précise. La taxe de séjour est remboursable.
Note de frais réception client
La note de frais réception client correspond à un repas ou à un moment de convivialité avec un client ou un prospect. Le justificatif doit mentionner date, lieu, noms et fonctions des participants, motif professionnel : sans ces mentions, l’administration fiscale peut refuser la déduction et la récupération de TVA. Comptablement, ces dépenses s’imputent au compte 6257 — Réceptions.
Tout savoir sur les notes de frais
Pour approfondir chaque sujet abordé sur cette page, voici les six pages clés du site, organisées par intent :
- Note de frais : guide complet 2026 — définition, mentions obligatoires, types de frais, TVA et top 5 logiciels
- Gestion des notes de frais : workflow et best practices — les 5 étapes du process, leviers de réduction de coût, conformité URSSAF
- Logiciel de notes de frais : comparatif 2026 — méthodologie, top 15 outils testés, recommandation par profil
- TVA et notes de frais : règles 2026 — récupération par catégorie de dépense, cas particuliers BOFiP
- Remboursement note de frais : délais et procédure — délai légal, modèle de courrier en cas de retard
- Barème indemnité kilométrique 2026 — calculateur DGFiP officiel, voiture et deux-roues
Sources et méthodologie
Cette page de définition s’appuie exclusivement sur les sources officielles publiques. Aucune affirmation juridique n’est avancée sans citation explicite et lien externe vers le texte source.
Sources officielles citées :
- URSSAF — Frais professionnels (Bulletin officiel) (consulté le 19/04/2026)
- URSSAF — Avantages en nature (consulté le 19/04/2026)
- Service-Public.fr — Remboursement des frais professionnels (consulté le 19/04/2026)
- Légifrance — Code du travail, article L3221-3 (consulté le 19/04/2026)
- Légifrance — Code du travail, article L3251-1 (consulté le 19/04/2026)
- Légifrance — Code général des impôts, article 289 (consulté le 19/04/2026)
- Légifrance — Annexe II du CGI, article 242 nonies A (consulté le 19/04/2026)
- Légifrance — Annexe II du CGI, article 206 IV-2-2° (consulté le 19/04/2026)
- Légifrance — Livre des procédures fiscales, article A.102 B-2 (consulté le 19/04/2026)
- Légifrance — Arrêté du 20 décembre 2002 relatif aux frais professionnels (consulté le 19/04/2026)
- Légifrance — Arrêté du 10 décembre 2002 relatif aux avantages en nature (consulté le 19/04/2026)
- Légifrance — Arrêté du 22 mars 2017 (numérisation des factures papier) (consulté le 19/04/2026)
- Légifrance — Cass. soc., 25 février 1998, n° 95-44.096 (consulté le 19/04/2026)
- BOFiP-Impôts — TVA déductible (BOI-TVA-DED-30-30-10) (consulté le 19/04/2026)
- BOFiP-Impôts — TVA carburants (BOI-TVA-DED-30-30-30) (consulté le 19/04/2026)
- BOFiP-Impôts — Imposition des AVN (BOI-RSA-BASE) (consulté le 19/04/2026)
- DGFiP — Barème kilométrique 2026 (consulté le 19/04/2026)
- Autorité des normes comptables — Plan comptable général (consulté le 19/04/2026)
Cet article est fourni à titre informatif et ne remplace pas les conseils d’un expert-comptable ou d’un avocat fiscaliste. Vérifiez toujours l’applicabilité à votre situation auprès des sources officielles ci-dessus.
Dernière mise à jour : 19 avril 2026 — Équipe Comparateur Notes de Frais.